AIを使って電子メールを書く方法（プロンプト付き）

思い浮かべてほしい：あなたはデスクに座り、真っ白な画面を見つめて、完璧な電子メールを作成しようとしている。しかし、適切な言葉を見つけるのは不可能に思える。それで...🥁。あなたはAIに目をやる。👀 人工知能（AI）は、デジタルな仕事の進め方を大きく変えようとしている。優れた電子メールを書くことが稀有なスキルだと考えられていた時代があった。しかし現在では、AIツールのおかげでそうではなくなっている！ 2023年のアンケートでは /href/ https://www.statista.com/statistics/1406430/ai-effectiveness-email-marketing/#:˶‾:text=During%20a%2023%20survey%20carried,よりも%20traditional%20email%20marketing%20approaches. 米国、英国、欧州の電子メールマーケティング担当者 /(参考) 半数以上(51%)のマーケターが、AIを活用したメールマーケティングに魅力を感じていることが明らかになった。 /href/ /ブログ?p=127034 電子メールマーケティング /%href/ 従来の方法よりも効果的です。これには電子メールを書くことも含まれます。 AIを活用した /href/ /ブログ?p=103561 電子メール作成アシスタント /%href/ は、クリアで簡潔な、結果を出すプロフェッショナルな電子メールを作成することができます。AIを電子メール作成プロセスに組み込むことで、時間を節約することができます。このビギナーズガイドでは、電子メール作成にAIを活用する方法について、メリットから倫理的な考慮点、電子メール作成プロセスにAIをスムーズに組み込むためのツールやヒント、コツまで、すべてを網羅しました。しかしその前に、AIと仲良くならなければ、おそらく見逃してしまうであろうチャンスをチェックしてみてください。

電子メール作成にAIを使うメリット

AIがあなたの電子メールを無視できない魅力的なコミュニケーションに変える方法をご覧ください。 /img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-AI-1.gif クリックUp AI /%img/ ClickUpのAIライティング・アシスタントを使って、ブログ記事の作成、アイデアのブレスト、電子メールの作成などができる。

繰り返しの多い電子メールの時間と努力を節約します。

チェックインやフォローアップの電子メールを書く必要がなくなることを想像してみてください。 /href/ /ブログ?p=61334 AIライティングツール /%href/ は、あなたの文体を学習し、事前に定義された電子メールテンプレートに基づいて下書きを生成することで、これらのルーチンメールを自動化することができます。数回のクリックで下書きをカスタマイズし、貴重な時間を無料にしましょう。時間を節約することで /href/ /ブログ?p=125583 受信トレイゼロ /%href/ も可能かもしれない！

一貫性のあるオーダーメイドのコミュニケーションで効率アップ。

AIは過去の電子メールの返信や会話を分析し、口調や語彙など、あなたの文体のパターンを特定することができます。そのため、次にAIが返事を作成する際には、あなたそっくりのテキストを作成することができます。コミュニケーション全体を通して一貫性のあるプロフェッショナルな音声を維持しながら、これらすべてが完了します。

文法エラーの削減

どんなに入念な校正者でも、誤字や文法エラーを見逃すことがあります。AIを活用し /href/ /ブログ?p=73603 電子メールをスキャンする /%href/ スペルミス、句読点ミス、文章構成のミスがないかチェックしましょう。電子メールが洗練されたプロフェッショナルな印象を残すようにしましょう。

エンゲージメントを高めるためにアウトリーチをパーソナライズする。

AIがコンタクトリストをセグメント化します。そして、AIに受信者の名前、会社名、過去のやり取りなど、具体的な情報を使って電子メールをパーソナライズしてもらいましょう。受信者一人ひとりのためにデザインされたような電子メールを送りましょう。

説得力のある件名を作成する

電子メールを開封してもらうためには、説得力のある件名が重要です。AIはパフォーマンスの高い電子メールを分析し、そのメッセージと件名を効果的にしている要素を特定することができます。さらに優れたことに、AIは膨大なデータベースを駆使して、受信者の注意を引き、電子メールを開かせ、最終的にあなたのメッセージを伝える強力な電子メールの件名を提案することができます。こちらもお読みください _/href/ /blog?p=58935 マーケティング担当者のためのAIツール /%href/_

AIを使った電子メールの書き方

ClickUp Brainのご紹介です。

ClickUp Brainは、ClickUpのAI機能スイートです。会話型、文脈型、役割ベースのAI機能を提供し、ClickUpのどこからでもアクセス可能です。仕事のスピードと生産性の向上をサポートします。 ClickUpの仕事に関するあらゆる質問に答えるだけでなく、タスクの自動化やあらゆる種類のテキストの生成も可能です。その他にも /href/ /ブログ?p=61334 AIによるコンテンツ作成 /%href/ ClickUp Brainは電子メールの作成をサポートします。その方法をご紹介します：

ClickUp Brainで電子メールを作成する。

* 開いているタスクの位置を確認し、コメント欄へ移動します。 電子メール*アイコンをクリックします。 * スラッシュコマンド "/Write email"を入力し、コメントフィールドでReturnまたはEnterを押します。 * ClickUp Brainモーダルが表示されます。電子メールの目的を簡潔に要約したトーキングポイントを入力します。ClickUp Brainがこのトーキングポイントを分析し、入力内容に基づいて電子メールの草案を作成します。 /cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-63.gif ClickUp AIでエラーのない電子メールを素早く作成。 https://app.clickup.com/login?product=ai&ai=true ClickUp Brainを試す /%cta/ 生成された原稿をあなた好みにカスタムしましょう。ClickUp Brainには追加オプションもあります： * 生成された電子メールのテキストをコピーします。 * 必要であれば、_再試行_をクリックすると、ClickUp Brainに同じトーキングポイントに基づいて別の電子メールバージョンを生成するよう指示できます。

既存の電子メールにClickUp Brainで返信する。

ClickUpワークスペース内で、返信したい電子メールのスレッドを探します。次に、電子メールのスレッドをクリックして開きます。返信ボックスに、スラッシュコマンド「/」と「_reply_」を入力し、Enterキーを押します。ClickUp Brainは、返信を作成するための2つの方法を提供します： * 指定されたフィールドに、返信の要点を要約したトーキングポイントを作成します。 * 既成のプロンプトテンプレートを回答の出発点として使用することで、回答の作成にかかる時間と努力を節約できる可能性があります。あらかじめ用意されているプロンプトを選択した場合は、電子メールのスレッド用にカスタマイズするために、特定の詳細を記入する必要がある場合があります。 * トーキングポイントが決まったら、ClickUp Brainがあなたの入力した内容をもとに返信メールを作成します。新着電子メールと同様に、次のことができます： 1.返信テキストをコピーする 2.もう一度試す」をクリックすると、ClickUp Brainに同じトーキングポイントを使用して別の返信バージョンを生成するよう指示できます。 /cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-580-1400x1131-1.png 電子メールの返信を受け取ったら、ClickUp AIで返信する。 https://app.clickup.com/login?product=ai&ai=true ClickUp Brainを試す /%cta/ メモ： ClickUp Brainは以下の仕事にも使えます。 /href/ https://clickup.com/features/docs。 ClickUp ドキュメント /%href/ を使えば、テキスト作成がより簡単になります。 ClickUp Brainは以下の用途にお使いいただけます： * コンテンツのアイデアをブレインストーミングし、ドキュメントで最適なものを使用する。 * A/Bテスト用のコピーと見出しのバリエーションを生成 * ドキュメントの文法やスペルミスの校正 * ドキュメントやタスク内で複雑な情報やデータを要約する。 * /href/ /ブログ?p=62367 ミーティングのメモを要約する /%href/ 要点とアクションアイテムを生成する * 定型テキストの生成やセクションのフォーマットなど、繰り返しタスクを自動化。電子メール作成プロセスをClickUp Brainに要約してもらいました。 /cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/create-emails-with-ClickUp-Brain-1.png ClickUp Brainを使った電子メールの書き方 https://app.clickup.com/login?product=ai&ai=true ClickUp Brainを試す /%cta/ 文書作成の効率を高め、短時間で質の高いコンテンツを作成するには、適切なプロンプトを使用する必要があります。以下に役立つプロンプトのインスタンスをいくつかご紹介します。 _Bonus:_ _/href/ /blog?p=125742 忙しい人に最適な電子メール管理戦略 /%href/_ 🐝

AIで電子メールを書くための10個のプロンプト例

ClickUp Brainが電子メールに関連する様々な場面で、どのように時間を節約できるかを10のプロンプト例で説明します：

1\.ミーティングのフォローアップ

プロンプト: _Draft an email following up on the key points discussed during our meeting on ˶[meeting topic] held on ˶[date].に対する具体的なアクションアイテムと完了までのタイムラインを含めてください。 ClickUp Brainの出力（例）：。件名件名: ミーティングトピックのフォローアップ - アクションアイテムと期限_。親愛なるチームの皆さん。この電子メールにお気づきのことと思います。日付で行われたミーティング・トピックに関する生産性の高いミーティングのフォローアップをさせていただきます。以下は、私たちが議論した鍵と、個人に割り当てられた具体的なアクションアイテム、および完了までの予想タイムラインです。 アクションアイテム:_。 *あなたには特定のアクションアイテムがタスクとして与えられています。これは重要な理由です。このタスクの期限は特定の日付に設定されています。 * _Name 2:_あなたのアクションアイテムには特定のアクションアイテムが含まれています。これにより、私たちは利益や成果を得ることができます。特定の期日までに完了することを目指してください。 _完了までのタイムライン:_* 氏名1__：特定の日付までに完了する特定のアクションアイテム__。 * 氏名 2__：特定の日付までに完了する特定のアクションアイテム__。これらのタスクはプロジェクトの次の段階にとって極めて重要なものであるため、必ず優先順位をつけ、期限を厳守してください。何か問題が発生したり、追加のリソースが必要な場合は、遠慮なくご連絡ください。この勢いを維持し、確実にターゲットを達成しましょう。あなたの継続的な献身と仕事に感謝します。よろしくお願いしますあなたの名前あなたの連絡先 /cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/clickup-brain-1-e1712762596416-1.png ClickUp Brainを使えば、ミーティングの電子メールを簡単に作成できます。 https://app.clickup.com/login?product=ai&ai=true ClickUp Brainを試す /%cta/

2\.クライアントからの情報を求めています。

プロンプト： __Craft an email requesting additional information from \[client name] regarding \[project name]。具体的に、[必要な情報1]と[必要な情報2]について問い合わせる。プロジェクト進捗のため、この情報の重要性を強調する。 ClickUp Brainの出力（例）：。件名プロジェクト名]の進捗に必要な情報。拝啓、クライアント様。この電子メールが元気だといいね私たちのプロジェクト[プロジェクト名]についてフォローアップするために書いています。確実に軌道に乗り、最高の結果を出すために、いくつかの詳細についてご意見をお願いします。具体的には、[必要な情報1]と[必要な情報2]について、ご見識をお願いします。この情報は、[情報がどのように使われるかを説明する]ために重要です。この情報をプロバイダーとして提供する際に、ご質問やご不明な点がございましたら、ご連絡ください。ご都合に合わせます。引き続きご協力ありがとうございます。 _敬具あなたの名前

3\.丁寧なリマインダーを送る。

*タスクを成功させる自信があることを伝える。 ClickUp Brainの出力（例）：. 件名優しいリマインダー：タスク名]の締切が迫っています。こんにちは。タスク名]を完了する期限が[日付]に迫っていることをリマインダーします。このタスクを期限内に完了するために、あなたのスキルと能力を信頼しています。進捗がかなり進んでいて、完成させるために追加サポートが必要な場合は、遠慮なくご連絡ください。できる限りの支援をさせていただきます。あなたの素晴らしい仕事を楽しみにしています。 _よろしくお願いします。あなたの名前

4\.感謝の気持ちを伝える

*プロンプト：〚名前〛に感謝の電子メールを書きましょう。相手の貢献が与えた良い影響を簡単にメンションし、感謝の気持ちを伝えましょう。 ClickUp Brainの出力（例）:. 件名件名：Thank You for Your \[Specific Act]! 拝啓。あなたの[具体的な親切や援助]に心から感謝します。その行動がどのように役に立ったか説明してくださいましたか。あなたやプロジェクトにどのようなプラスの影響を与えたかをメンションしてください。あなたのようにとてもサポートし、助けてくれる同僚と仕事ができることを嬉しく思います。ありがとうございました。ありがとうございました _あなたの名前

5\.ミーティングの予約

プロンプト: _Compose an email to_. _/href/_ _/blog?p=73927_ ミーティングを予定する _/%href/_ ミーティングテーマ]について話し合うために、[名前(複数)]と_/%href/_。来週中に何回かの候補日を提案し、相手の都合に合わせて柔軟に対応することを表明する_/%ref/_。 ClickUp Brainの出力（例）:. 件名ミーティングの依頼です：Meeting Topic]を議論する。こんにちは。ミーティングのテーマ]についてもっと詳しく話し合うために、ミーティングを予約したいです。ミーティングの目的を説明する貴重な機会になると思います。来週、[具体的な日時をいくつか提案してください]にミーティングが可能です。どの時間帯が一番仕事に向いているか、あるいは別の時間帯があれば教えてください。接続を楽しみにしています。よろしくお願いします。あなたの名前

6\.自己紹介

*プロンプト： ︙︙︙︙︙︙︙︙︙︙︙︙の新しい役割について、自己紹介の電子メールを作成しましょう。自分の経歴を簡単にメンションし、接続と協力に興味を示す。 ClickUp Brain output (example):. 件名はじめに\Subject：はじめに：【あなたの名前】-【会社名】の新しい【あなたのタイトル】_。拝啓。会社名]の新しい[あなたのタイトル]である[あなたの名前]と自己紹介するために書いています。マーケティングチームに参加して、会社の仕事の特定の分野に貢献できることを嬉しく思っています。前職では、[前社名]で仕事をしていました。私は[関連スキル]の強力なバックグラウンドと[専門分野]への情熱を持っています。私の仕事をよく知り、将来協力する機会があると思います。あなたの役割について詳細を知り、潜在的な相乗効果を探るために、近いうちにあなたと接続する機会があればありがたいです。もしご都合がよろしければ、簡単な電話かバーチャル・コーヒー・チャットが可能かどうかお知らせください。お時間をいただきありがとうございます。 _お時間をいただきありがとうございます。あなたの名前

7\.悪い知らせを伝える

*プロンプト：〚嫌な知らせを知らせる電子メールを作成しなさい〛。相手の状況に共感し、サポートや利用できそうなリソースを提供する。 ClickUp Brainの出力（例）:. 件名悪い知らせの簡単な説明]について拝啓。このたびは、[悪い知らせをわかりやすく説明する]についてお知らせします。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。もしそうなら、決定の理由を説明してください。私たちはあなたの価値を大切にしており、この時期もサポートすることをお約束します。役に立ちそうな具体的な解決策やリソースを提案してください。質問があったり、さらなる支援が必要な場合は、遠慮なくご連絡ください。ありがとうございますあなたの名前

8\.フィードバックのお願い

*プロンプト： ︓「プロジェクト名」または「特定の成果物」に対するフィードバックを求める電子メールを作成してください。フィードバックしてほしい具体的な部分を概説し、相手の意見に感謝の意を表してください。 ClickUp Brainの出力（例）：. 件名Feedback Requested：\件名：Feedback Requested: プロジェクト名 or 特定の成果物拝啓。プロジェクト名]または[特定の成果物]に関する貴重なフィードバックをお願いします。あなたの洞察力と専門知識は非常にありがたいです。具体的には、[分かりやすさ、機能、デザインなど、フィードバックしてほしい具体的な分野をメンションしてください]に関するフィードバックに利息があります。フィードバックによって生成されたコンテンツがどのように使用されるかを説明する際に、あなたの視点は非常に重要です。率直で建設的な批評を自由にお寄せください。私たちはあなたの率直なフィードバックを価値とし、私たちの仕事を継続的に改善するよう努めます。お時間とご配慮に感謝いたします。よろしくお願いしますあなたの名前

9\.ヘルプまたはサポートを提供する。

*プロンプト：〚「特定のタスクや課題」への支援を申し出る電子メールを作成してください。関連する経験やスキルを簡単にメモし、協力する意思を表明してください。 ClickUp Brainの出力（例）:. 件名件名：Offering Support with ୧[特定のタスクまたは課題]_. こんにちは。最近、[具体的なタスクまたはチャレンジをメンションしてください]に関するあなたの投稿/メッセージを見ました。あなたが[難題を簡単にメンションしてください]に遭遇していることに気づき、私の支援を提供したいと思いました。私は[関連する経験をメンションしてください]の経験があり、[どのように手伝えるかを説明してください]であなたを手伝える可能性があると思います。この件についてさらに話し合い、あなたの成功に貢献できる方法があるかどうか確認できれば幸いです。コラボレーションに利息がある場合、または援助が必要な場合は、遠慮なく連絡してください。よろしくお願いします。 _あなたの名前 /cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/writing-volunteering-email-with-ClickUp-Brain-1.png ClickUp Brainでボランティア電子メールを書く https://app.clickup.com/login?product=ai&ai=true ClickUp Brainを試す /%cta/

10\.期限交渉

プロンプト： 〚「タスク名」の期限拡張機能を依頼する電子メールを作成しなさい。遅延の理由を説明し、新しい現実的な期限を提案する。タスクを高い品質で完了することをコミットしてください。 ClickUp Brainの出力（例）:. 件名件名：期限延長のお願い：\タスク名]_[タスク名]_[タスク名]_[タスク名]_[タスク名]_[タスク名拝啓。当初締切日であった[タスク名]の締切日延長を申請します。のため、高品質の完成を保証するために追加時間が必要だと予想されます。新しい現実的な期限を提案します。この時間枠により、高い品質を達成するために余分な時間をどのように使うかを説明することができます。期限を守ることの重要性を理解しています。私はこのタスクで優れた仕事を提供することをコミットしています。提案された新しい納期が仕事に合うかどうか教えてください。また、ご質問等ございましたら、喜んでお答えいたします。ご理解と柔軟性をありがとうございます。 _敬具あなたの名前 *Related:_ _/href/ /blog?p=55620 電子メール生産性向上ツールの試用版 /%href/_

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/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/06/image-535-1400x652-1.png ClickUp Brainを使えば、100以上のAI機能から選んで、あらゆる仕事を効率化できる https://app.clickup.com/login?product=ai&ai=true ClickUp Brainを試す /%cta/ ClickUp Brainは以下をサポートします。 /href/ /ブログ?p=62367 メモを取る /%href/ データを分析し、魅力的な電子メールを作成し、貴重な時間を取り戻します。ClickUpで電子メール関連の機能を使用する場合は、作業スペースでメールClickAppが有効になっていることを確認してください。 ClickUp Brainを使えば、メール作成のタスクから解放され、作成されたコンテンツをあなた独自の声や洞察でパーソナライズすることができます。人間の創造性とAIの効率性の相乗効果にこそ、真の力があります。 ClickUp Brainとは別に、ClickUpは強力なタスク管理、コラボレーション、時間追跡機能を提供し、チームの生産性向上に貢献します。 /参照 https://clickup.com/signup サインアップ /クリックアップブレインに無料登録する。